INFORME ENSP

A Coordenação de Comunicação Institucional (CCI) da ENSP está realizando, desde outubro,  um mapeamento de processos das suas atividades.  A técnica, que já foi aplicada nos setores de Recursos Humanos, Tecnologia da Informação e Vice Direção de Pós-Graduação da Escola pelo Serviço de Gestão da Qualidade (SGQ) da ENSP, consiste no conhecimento dos serviços que são realizados visando a eliminação de atividades desnecessárias e a melhoria do trabalho oferecido.

Para a realização do projeto de mapeamento na CCI, com previsão de encerramento para dezembro deste ano, o SGQ desenvolveu uma metodologia que contempla 10 fases: projeto, estudo organizacional, estudo ambiental, definição dos processos, avaliação estratégica, construção da cadeia de valor, identificação do processo crítico, análise e modelagem, redesenho e validação, planejamento da implementação do processo e aprovação.

O mapeamento é um exercício de compreensão e documentação utilizada por empresas para entender de forma clara e simples como uma unidade de negócio está operando, representando cada passo de operação dessa unidade em termos de entradas, saídas e ações. Para a realização desta técnica foram selecionados representantes de cada área de trabalho da Coordenadoria para a participação no curso Business Process Model and Notation (BPMN) - em português Notação de Modelagem de Processos de Negócio. Foram realizados cinco encontros de setembro à outubro, onde ficaram definidos os principais atores do mapeamento.

Carlos Reis, analista de gestão em saúde e chefe do Serviço de Gestão da Qualidade (SGQ/VDDIG/ENSP), explica abaixo como o mapeamento é feito após a seleção dos atores e quais os principais objetivos a serem alcançados ao final do projeto.

Intranet ENSP: Quais são os principais objetivos do curso BPMN?

Carlos Reis: O principal objetivo do curso é formar multiplicadores para atuarem como analistas de processos. Como a equipe do Serviço de Gestão da Qualidade é bastante reduzida (conta atualmente com dois colaboradores), para dar conta dos quatro projetos de mapeamento em que o SGQ atua é necessário a formação de multiplicadores. Ao participar do primeiro projeto de mapeamento, o multiplicador tem a responsabilidade de aprender as técnicas utilizadas. A partir do segundo processo, ele já assume a competência da equipe técnica do projeto.

Intranet ENSP: Os atores desempenham quais funções no mapeamento?

Carlos Reis: O patrocinador do mapeamento define o objetivo, justificativa, finalidade e as expectativas do projeto, além de aprovar o Termo de Abertura do Projeto (TAP) e o plano de ação, apoiando com recursos necessários à implementação das ações de melhoria. O patrocinador também indica o gerente do processo e os multiplicadores e aprova os produtos intermediários e o processo crítico. Como gerente do projeto eu coordeno as reuniões, participo de todas as etapas da metodologia de gestão de processo e defino a equipe técnica. O dono do processo responde as entrevistas, indica oportunidades de melhoria e preenche o formulário de levantamento das informações do processo. Os multiplicadores, indicados pelo gerente do processo, participam de todas as fases da metodologia do processo crítico e aplicam a metodologia nos demais processos. A equipe técnica do SGQ realiza entrevistas, fluxogramação e redesenho do process, além de assessorar tecnicamente do gerente do processo. Já os colaboradores são participantes eventuais que poderão assessorar o gerente do processo em etapas da metodologia.

Intranet ENSP:  Qual a importância do mapeamento?

Carlos Reis: O mapeamento dos processos serve para coordenar (unir) as subunidades (departamentos, serviços, setores etc), para padronizar comportamentos, formalizar os processos gerando um documento (mapa) e, principalmente, para melhorar o processo através da eliminação de atividades desnecessárias.

Intranet ENSP: Quais outras experiências deste tipo já foram realizadas na ENSP e quais foram os resultados obtidos?

Carlos Reis: Há outros projetos de mapeamento nas áreas de RH, TI e Vice de Pós. No Serviço de Recursos Humanos (SRH) o mapeamento eliminou a necessidade de submeter ao CD da ENSP à remoção de servidores. Com a eliminação destas atividades os ganhos foram para o SRH, que melhorou os seus indicadores; para o CD, que pôde se concentrar em debater questões mais estratégicas; para o SGQ, que ganhou um modelo de sucesso e, principalmente, para o servidor, que ganhou em agilidade pois a eliminação desta atividade tornou o processo mais rápido, em média, 1,5 meses. No Serviço de Informática (SERINF) o mapeamento tornou o processo de solicitação de e-mail e acesso à web para novos servidores mais proativo. Antes do mapeamento, o novo servidor só teria acesso à web ou conta de e-mail mediante a solicitação. Agora o SRH informa a chegada dos novos servidores ou o SERINF, que providencia o serviço, sem a necessidade da solicitação do servidor. Na Vice Direção de Pós-Graduação identificou-se a necessidade de transformar o projeto de avaliação do egresso em um processo de trabalho.

Intranet ENSP: Como está sendo feito este trabalho na CCI?

Carlos Reis: Este projeto na CCI teve início dia 6 de outubro e tem previsão de encerramento para o 19 de dezembro, com carga horária total de 60 horas. Para a realização do projeto de mapeamento na CCI, o SGQ desenvolveu uma metodologia que contempla 10 fases com os seguintes objetivos: definir as necessidades e expectativas do patrocinador; identificar os objetivos, competências e a estrutura organizacional da CCI; identificar outros órgãos que já tenham o processo mapeado; observar os serviços e os processos oferecidos pela CCI; avaliar se há processos que precisam ser mantidos, melhorados, criados ou eliminados; representar graficamente os macroprocessos da CCI; identificar o processo crítico define o processo prioritário para o mapeamento; definir as informações sobre o processo a ser mapeado; assinalar as etapas do processo; observar as melhorias no processo e aprovar um novo processo.